Развитая система административных настроек
Подробнее о Делопроизводстве:
Для удобства ввода типизированных документов TerraDocs предоставляет интерфейс создания и загрузки с выбором типа и подтипа документа. Выбранное значение автоматически заполнит соответствующее поле карточки документа. Для каждого типа документа в TerraDocs'е есть свой набор атрибутов, а для каждого подтипа документа предусмотрена возможность разместить шаблоны.
Регистрация документов в ТерраДоксе это не только способность системы выдать порядковый номер и проконтролировать его уникальность. Настроить шаблон регистрационного номера, сбросить счетчик раз в год, считать документы для каждого типа или подразделения отдельно – всё это тоже предусмотрено в TerraDocs. Кроме этого, система производит дополнительные проверки – так при регистрации Входящего документа TerraDocs проверяет, не был ли зарегистрирован похожий документ (например, зарегистрированный ранее другим секретарём или полученный через факс), а также наличие похожей организации-отправителя в справочнике.
Зачастую при вводе документов требуется указывать связанные документы, не просто объединенные одним атрибутом, а именно имеющие непосредственную связь. Для этого в TerraDocs мы сделали специальное поле, которое позволяет найти и установить связь между документами.
Предусмотрена в TerraDocs возможность присоединения к документу файлов из файловой системы или из Twain-драйвера сканирующего устройства.
Обсуждение документов, сохраненных в TerraDocs, доступно прямо в окне просмотра свойств документа – без необходимости открывать отдельную страницу.
Подробнее о Регламенте хранения и доступа:
TerraDocs создает папки документов согласно номенклатуре дел, настроенной администратором, и сохраняет в них документы. При этом отображать документы для исполнителей и других пользователей TerraDocs будет в удобном для них представлении.
Это предназначено не только для централизованного управления учетом, но позволяет легко выбрать и выполнить операцию над всеми документами в определенной папке. Пользователи же видят список документов, отфильтрованный по определенному статусу, например "Созданные мной", "К исполнению", "На контроле", "Входящие за сегодня" и т.д.
Доступ к документам в TerraDocs изменяется с течением жизненного цикла. Пока в системе хранится проект документа, доступ к нему регламентируется его автором, в момент публикации в общее хранилище (например, запуск на согласование или отправка на регистрацию) доступ к документу устанавливается системно, автору и сотрудникам его подразделения на редактирование, вышестоящим подразделениям – на чтение. После утверждения документ фиксируется, и все пользователи имеют лишь доступ на чтение. При этом доступ TerraDocs выдаёт в автоматическом режиме, основываясь на статусе документов, грифе конфиденциальности документа и организационной структурой компании.
Организационная структура компании одновременно является и телефонным справочником. При этом основные данные о пользователе хранятся в SharePoint-профиле пользователя, а связи объектов организационной структуры (подразделений) и указатель на руководителя подразделения в отдельном списке. В TerraDocs организационная структура используется не только при выдаче доступа к документам, но и для делегации задач в бизнес процессах.
Подробнее о Бизнес процессах
TerraDocs позволяет разрабатывать шаблоны бизнес-процессов в SharePoint Designer и MS Visual Studio 2008. Это позволяет использовать стандартные для SharePoint процессы – "сбор отзывов" и "утверждение".
Маршруты согласования документов и работы с ними формируются в зависимости от внутренней структуры предприятия и классификатора бизнес-процессов. Для удобства пользователей на каждом этапе работы пользователей с документом формируется отдельная карточка этапа – будь то этап контроля руководителем, проверка юридическим отделом или этап финального подписания. Карточка генерируется системой автоматически и представляет собой интерфейс, необходимый каждому пользователю для выполнения задачи по документу на данном этапе.
Интерфейс управления списком заданий в TerraDocs объединяет поручения, выданные вручную, и задачи, полученные от рабочих процессов.
Подробнее о Поиске
В TerraDocs'е есть несколько вариантов поиска документов. Во-первых, это заранее настроенные поисковые запросы, с возможностью фильтрации данных: "Отредактированные мной", "Созданные мной", "К исполнению", "На контроле", "Выполненные" и т.д.
Во-вторых, короткий поиск по регистрационному номеру.
В-третьих, расширенный поиск (включая контекстный) по документам и их атрибутам с возможностью сохранения.
Подробнее о преимуществах для ИТ-специалистов
Основным плюсом Enterprise TerraDocs for SharePoint для специалистов подразделений информационных технологий является отсутствие необходимости разворачивать дополнительные сервера приложений, базы данных и прочий функционал в том случае, если портал уже используется в компании. За счет объединения проектов по автоматизации документооборота и развития корпоративного портала снижаются затраты на аппаратное и программное обеспечение, происходит экономия места в серверных стойках, электроэнергии, а также времени администрирующих портал специалистов, снижаются затраты на резервирование и хранение данных.
Интерфейс Enterprise TerraDocs for SharePoint наследует дизайн от портала Microsoft SharePoint. Это добавляет системе гибкости: TerrаDocs, установленный на Ваш портал, будет выглядеть как его родная часть, даже если шаблон внешнего вида портала был изменен. Несколько веб-частей с гибкими возможностями настройки помогут создать удобное рабочее место для пользователей. Серьезное преимущество системы при работе со списком документов – возможность перехода между поисковыми закладками без перезагрузки всей страницы за счет использования технологии AJAX.
Внутренняя иерархия хранения документов и система выборки данных, основанная на поисковом алгоритме, позволяет снизить нагрузку на сервер за счет сокращения операций по обработке, сортировке и отображению списков с большим количеством данных. Справочные списки (например, подтипы документов, грифы доступа и другие) могут быть изменены администратором через веб-интерфейсы SharePoint без программирования.
Все политики обработки документов – сервис контроля доступа, хранения, регистрации и обсуждения документов, внесения изменений в организационную структуру – имеют административный интерфейс для внесения системных настроек.
Что еще?
TerraDocs это система управления документами. Однако, в TerraDocs'е есть части косвенно касающиеся документооборота. Постараюсь привести список таких частей:
1. Организационная структура предприятия
- Вебчасть просмотра организационной структуры. Предназначена для управления оргструктурой, а также просто удобна в качестве телефонного справочника Компании
- Список хранения организационной структуры может быть изначально загружен из Active Directory и изменен сотрудниками кадровой службы
- Связь списка организационной структуры с профилем пользователя в Microsoft SharePoint позволяет перейти от конкретного исполнителя к его подразделению в любой части портала
- Поиск по любым атрибутам пользователя
- Вебчасть поиска сотрудника по первым буквам фамилии
2. Сохранение поисковых запросов. Простое улучшение работы пользователей с Microsoft SharePoint. Так как URL поискового запроса в Microsoft SharePoint не передаёт запроса, то пользователи вынуждены заводить повторяющиеся запросы заново. TerraDocs предоставляет возможность сохранить поисковый запрос.
- Вебчасть для просмотра списка сохраненных запросов
3. CellPhones Billing. Подсистема, позволяющая крупной компании контролировать оплату мобильных телефонов сотрудников.
- Загрузка файла детализации звонков по всем сотрудникам компании. На данный момент мы поддерживаем следующих операторов: МТС, T-Mobile и Vodafone.
- Автоматическое определение звонков - бизнес или частные (на основе контактного листа в MS Exchange или MS CRM)
- Подготовка документа для оплаты (детализация, coversheet)
4. IT-Request Подсистема, позволяющая ИТ-службе компании обрабатывать запросы в ИТ-службу.
5. Главная новость при входе в портал. Иногда пользователи могут незаметить Очень Важную Новость. TerraDocs позволит при входе в портал отобразить Очень Важную Новость в всплывающем анимированном окне…
